Warum einen Vertraulichkeitsvertrag vor Beginn der Verhandlungen über eine Transaktion abschließen?
Bei Verhandlungen mit der anderen Partei (Käufer oder Verkäufer) wird in der Regel vor der geplanten Transaktion eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) abgeschlossen. In der Praxis begegnet man häufig der Abkürzung „NDA“, die sich aus dem englischen Begriff „Non Disclosure Agreement“ ableitet. Wozu dient jedoch diese Vereinbarung und lohnt es sich, sie abzuschließen?
Was ist eine Geheimhaltungsvereinbarung?
Gegenstand der Geheimhaltungsvereinbarung ist die Rahmenfestlegung vertraulicher Informationen, die im Zusammenhang mit der geplanten Transaktion an die andere Partei weitergegeben werden, sowie die Verpflichtung dieser Partei, über diese Informationen strikte Vertraulichkeit zu wahren. Es handelt sich also im Wesentlichen um die Sicherstellung, dass es nicht zu einem Missbrauch von Schlüssel- oder Geheiminformationen kommt, die Ihr Unternehmen schädigen oder die Transaktion selbst entwerten könnten. Sollte es dennoch zu einem solchen Missbrauch kommen, haben Sie Anspruch auf eine Vertragsstrafe, die in der Vereinbarung festgelegt wird, sowie gegebenenfalls auf Schadensersatz, der Ihnen dadurch entsteht.
Der Schutz der vor Vertragsabschluss übermittelten Informationen ist grundsätzlich auch gesetzlich geschützt. Nachteilig ist jedoch, dass der Umfang solcher Informationen nicht genau festgelegt ist und gleichzeitig keine Höhe der Vertragsstrafe im Falle eines Verstoßes gegen diese Verpflichtung festgelegt ist. Der Abschluss eines NDA hilft, diese Unklarheit zu vermeiden.
Was darf in der Vereinbarung nicht fehlen?
Die Geheimhaltungsvereinbarung ist nicht durch ein spezifisches Gesetz geregelt, sodass es den Parteien überlassen bleibt, wie sie ihre gegenseitigen Rechte und Pflichten regeln. Die Vereinbarung sollte schriftlich abgeschlossen werden, da es andernfalls sehr schwierig wäre, die in ihr festgelegten Pflichten gegenüber der anderen Partei durchzusetzen. Sie können sie jedoch direkt in die Vertragsdokumentation (z. B. in das Term Sheet) einfügen oder als separate Vereinbarung abschließen. Bei der Erstellung ist es immer besser, sich an einen Rechtsberater mit Erfahrung in diesem Bereich zu wenden, damit die Vereinbarung ihren Zweck erfüllt. Damit die Vereinbarung verbindlich und rechtlich durchsetzbar ist, müssen die folgenden Informationen gültig angegeben werden:
· Umfang der durch die Vereinbarung geschützten Informationen
· Kreis der Personen, die Zugang zu den Informationen haben
· Dauer der Gültigkeit der Vereinbarung
· Vertragsstrafe und andere Sanktionen bei Verstoß gegen die Vereinbarung
Welche Informationen schützt die Vereinbarung?
In der Geheimhaltungsvereinbarung müssen alle Informationen sorgfältig definiert werden, auf die sich die Vereinbarung beziehen soll – der Umfang dieser vertraulichen Informationen und deren Definition liegt somit im Ermessen der Parteien. Dabei ist darauf zu achten, dass die vertraulichen Informationen ausreichend genau definiert sind, damit die Vereinbarung gültig und durchsetzbar ist und die Parteien sicher wissen, auf welche Informationen sich diese Vereinbarung bezieht. Eine zu allgemeine Definition würde nämlich zur Undurchsetzbarkeit der Vereinbarung führen. Es können beispielsweise nicht alle Informationen, die im Rahmen der Verhandlungen über die Transaktion übermittelt werden, einbezogen werden, da ein Teil davon auch öffentlich zugängliche Informationen oder Informationen sind, die zwingend an staatliche Behörden übermittelt werden müssen und daher nicht Bestandteil der Geheimhaltungsvereinbarung sein können. Solche Informationen werden häufig ausdrücklich von der Vereinbarung ausgeschlossen.
In der Regel werden in die Vereinbarung folgende Informationen aufgenommen:
· Geschäftsgeheimnisse
· Preispolitik
· Marketing- und strategische Informationen
· Produktions- und Technologieprozesse (Know-how)
· Unterlagen für zukünftige Projekte, Produkte oder Dienstleistungen
· Informationen über Lieferanten, Kunden/Abnehmer
· Die Tatsache, dass Verhandlungen über die Durchführung einer Transaktion zwischen den Parteien stattfinden
· Höhe des Preises
· Weitere vertrauliche Informationen, die vor Dritten verborgen bleiben sollen
Wer kann Zugang zu den vertraulichen Informationen haben?
Ein weiterer Bestandteil der Geheimhaltungsvereinbarung ist die Bestimmung bestimmter Personen oder z. B. Abteilungen des Unternehmens, die tatsächlich Zugang zu den vertraulichen Informationen benötigen, um die Vorbereitung und erfolgreiche Durchführung der Transaktion zu gewährleisten. Darüber hinaus muss auch der Kreis der Dritten festgelegt werden, mit denen die andere Partei die Informationen teilen kann (z. B. rechtliche oder finanzielle Berater, die bei der Durchführung der Transaktion helfen). Ziel der Vereinbarung ist es, sicherzustellen, dass alle Personen, die Zugang zu den Informationen haben, zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Schließlich können auch technische Sicherheitsvorkehrungen für die Informationen festgelegt werden – z. B. die Bedingung für den verschlüsselten Zugang, die Führung einer Namensliste von Personen, die Unterzeichnung des Zugangs zur NDA usw.
Wie lange gilt die Geheimhaltungsvereinbarung?