Dlaczego warto zawrzeć umowę o poufności przed rozpoczęciem negocjacji dotyczących transakcji?

{ "improved_text": "

Podczas negocjacji z drugą stroną (kupującym lub sprzedającym) zazwyczaj przed planowaną transakcją zawierana jest umowa o poufności. W praktyce często można spotkać się ze skrótem „NDA”, który pochodzi od angielskiego terminu „Non Disclosure Agreement”. Do czego jednak ta umowa jest potrzebna i czy warto ją zawrzeć?

 

Czym jest umowa o poufności?

Przedmiotem umowy o poufności jest ramowe określenie informacji poufnych związanych z planowaną transakcją, które w tym celu przekażesz drugiej stronie, oraz obowiązek tej strony zachowania ścisłej poufności w odniesieniu do tych informacji. W zasadzie chodzi o zapewnienie, że nie dojdzie do nadużycia kluczowych lub tajnych informacji, które mogłyby zaszkodzić Twojej firmie lub zdewaluować samą transakcję. Jeśli jednak do takiego nadużycia dojdzie, masz prawo do kary umownej, która zazwyczaj jest ustalana w umowie, lub ewentualnie do odszkodowania, które w wyniku tego poniesiesz.

 

Ochrona informacji przekazanych przed zawarciem umowy jest generalnie chroniona również przez prawo. Wadą jest jednak to, że nie jest dokładnie określony zakres takich informacji, a także nie ustalono wysokości kary umownej w przypadku naruszenia tego obowiązku. Zawarcie NDA pomaga uniknąć tej niepewności.

 

Co powinno być zawarte w umowie?

Umowa o poufności nie jest konkretnie regulowana żadnym przepisem prawnym, dlatego pozostaje w gestii stron, jak określą wzajemne prawa i obowiązki. Umowa powinna być zawarta na piśmie, ponieważ w przeciwnym razie bardzo trudno byłoby egzekwować obowiązki w niej określone wobec drugiej strony. Możesz ją jednak włączyć bezpośrednio do dokumentacji umownej (np. do Term Sheet) lub zawrzeć jako odrębną umowę. Przy jej opracowywaniu zawsze lepiej skonsultować się z prawnikiem z doświadczeniem w tej dziedzinie, aby umowa spełniała swoje cele. Aby umowa była wiążąca i prawnie egzekwowalna, należy prawidłowo podać następujące informacje:

 

·       Zakres informacji chronionych umową

·       Krąg osób mających dostęp do informacji

·       Czas obowiązywania umowy

·       Karę umowną i inne sankcje w przypadku naruszenia umowy

 

Jakie informacje chroni umowa?

W umowie o poufności należy starannie określić wszystkie informacje, do których umowa ma zastosowanie – zakres tych poufnych informacji i ich określenie leży w gestii stron. Należy jednak pamiętać, aby poufne informacje były określone wystarczająco precyzyjnie, aby umowa była ważna i egzekwowalna, a strony miały pewność, do jakich informacji ta umowa będzie miała zastosowanie. Zbyt ogólne określenie prowadziłoby bowiem do niewykonalności umowy. Nie można na przykład uwzględnić wszystkich informacji przekazywanych w ramach negocjacji dotyczących transakcji, ponieważ część z nich stanowią również informacje publicznie dostępne lub informacje, które są obowiązkowo przekazywane organom administracji publicznej, które z samej natury nie mogą być częścią umowy o poufności. Takie informacje są często bezpośrednio wyłączane z umowy.

 

Zazwyczaj do umowy włącza się następujące informacje:

·       Tajemnica handlowa

·       Polityka cenowa

·       Informacje marketingowe i strategiczne

·       Procedury produkcyjne i technologiczne (know-how)

·       Materiały dotyczące przyszłych projektów, produktów lub usług

·       Informacje o dostawcach, klientach/odbiorcach

·       Sama okoliczność, że prowadzone są negocjacje dotyczące przeprowadzenia transakcji między stronami

·       Wysokość ceny

·       Inne poufne informacje, które mają być ukryte przed osobami trzecimi

 

Kto może mieć dostęp do poufnych informacji?

Kolejnym elementem umowy o poufności jest określenie konkretnych osób lub np. działów firmy, które faktycznie potrzebują dostępu do poufnych informacji w celu przygotowania i pomyślnego przeprowadzenia samej transakcji. Należy również ustalić krąg osób trzecich, z którymi druga strona może dzielić się informacjami (np. doradcy prawni lub finansowi, którzy pomagają w przeprowadzeniu transakcji). Celem umowy jest zapewnienie, że obowiązek poufności będzie dotyczył wszystkich osób mających dostęp do informacji. Na koniec można również określić techniczne zabezpieczenia informacji – np. warunki szyfrowanego dostępu, prowadzenie listy osób, podpisanie przystąpienia do NDA itp.